RPA

Hvordan lykkes med Robotic Process Automation (RPA)

Virksomheter har i alle tider jobbet med optimalisering av produksjon og prosesser. Automatisering og arbeid med kostnadseffektivitet er krevende, men til gjengjeld lykkes ofte virksomhetene som evner få dette til på en god måte bedre enn andre. Til tross for høy grad av automatisering i kjerneprosessene bruker de fleste virksomheter fremdeles mye tid på regelbaserte, standardiserte og repeterende prosesser. Et godt eksempel er kunnskapsarbeidere som gjerne bruker mer tid på å hente inn data enn å faktisk analysere den. Eller at informasjon utfylt i en søknad på nettet  eller i en app ofte resulterer i manuell registrering av en eller flere saksbehandlere på andre siden.

Hva er RPA?

RPA-programvare er verktøy for prosessautomatisering, hovedsakelig for «back office» / kontorstøtteprosesser. Slike verktøy har eksistert en stund men har de senere årene blitt modne nok til at de har blitt tatt i bruk i høy-skala. Verktøyet i seg selv er ikke det man ønsker å oppnå, men det er selve prosessautomatiseringen som er hensikten. Målet bør være å minimere rutinepreget arbeid og maksimere intellektuelt arbeid, og dermed skape større verdi for virksomheten.

Arbeidsprosesser som egner seg godt til å bli automatisert kjennetegnes av at de er:

  • Manuelle
  • Repetitive
  • Regelstyrte
  • Stort volum
  • Standardiserte data

Kom raskt i gang

Ofte er det krevende å komme i gang med RPA, da det er mange faktorer man må ta hensyn til og det kan ta tid å få på plass første robotiserte arbeidsprosess i produksjon. Men dersom man klarer å komme i gang viser erfaring fra andre bedrifter at når man først kommer i gang vokser behovet enormt (ketchup effekten).

En rask måte å komme i gang på og erfare de raske gevinstene som RPA kan gi er ved å gjennomføre en «Proof Of Concept» (POC). En POC er en test av business case gjennom et prosjekt med varighet på 6 – 8 uker, hvor man identifiserer og velger ut et par enkle arbeidsprosesser som man velger å automatisere ved bruk av RPA-programvare. I tillegg tar man også et kritisk blikk på hvordan de utvalgte arbeidsprosessene utføres i dag og leter etter muligheter for forbedring, og andre måter å utføre arbeidet på. Etter at man har automatisert arbeidsprosessene og sikret at RPA vil gi de ønskede effektene og gevinstene som planlagt går man videre med å videreutvikle business case og utarbeide modell for implementering og drift.

Gjennomføring av en «Proof Of Concept» vil gi:

  • Raske og synlige gevinster
  • Økt kompetanse og forståelse for RPA
  • Erfaring med RPA-verktøy
  • Oversikt over mulighetsbildet
  • En plan for veien videre

Hva skal til for å lykkes med RPA?

“Culture eats strategy for breakfast». Det største hinderet for suksess i en digital transformasjon er ofte bedriftens indre kultur. Gode og innovative ideer genereres internt og eksternt, men dersom kjernen i virksomheten motarbeider alle forslag er det utfordrende. Det kreves mot for å utfordre eksisterende sannheter og metoder. Ledelsen må være med på laget, ansatte må være villig til å justere seg og man må aldri stoppe med forbedringsarbeid. Dette kjennetegner de beste bedriftene, de som hele tiden er i førersetet. I tillegg må man være villig til å tilegne seg ny type kunnskap. Den beste kilden til å oppnå et konkurransefortrinn er gjerne virksomheters evne til å innovere og kreativt ta i bruk og utnytte digitale teknologier.

Noen eksempler på hva som skal til for å lykkes med RPA:

  • Ha en tydelig tilnærming for hvordan man styrer RPA i virksomheten
  • Ha en tilnærming som tar med governance, metoder for å identifisere egnede prosesser for RPA, utarbeidelse av business case, prioritering og klarhet i roller og ansvar
  • Videre må man ha på plass prosedyrer og rutiner for hvordan arbeidsprosessene blir automatisert: fra arbeidsprosessen er valgt og frem til den er blitt satt i produksjon
  • Man bør også ha en god plan for drift og vedlikehold før man går i produksjon
  • Ikke minst må man ha en plan for å håndtere endringene i virksomheten og behov for kompetanse

Hva vil RPA bidra til?

Digitalisering dreier seg ikke bare om å automatisere og tjene mer penger, men handler også om å få en bedre arbeidsdag og høyere kvalitet på arbeidet vi leverer. Jo mindre tid et menneske trenger å bruke på å gjøre manuelt og repetitivt arbeid som gjøres bedre av maskiner, jo mer effektive og fornøyde blir vi.

RPA bidrar til:

  • En mer givende arbeidshverdag
  • Økt kvalitet og nøyaktighet
  • Raskere og mer effektive prosesser
  • Reduserte kostnader
  • Økt fleksibilitet og skalérbarhet ved økt eller minsket arbeidsmengde

Innenfor digitalisering og digital transformasjon er RPA en av flere mye brukte teknologier og begreper som brukes hyppig.  Foreløpig er RPA den teknologien innen digitalisering som har vist seg å gi raskt synlig gevinst. Eksempel på andre teknologier innenfor digitalisering, og som tar et stort steg videre, er kunstig intelligens eller teknologi med kognitive evner. Vi tror at dette i nær fremtid vil få et stort fokus, og da gjerne i en kombinasjon med RPA.  Dette vil i stor grad påvirke virksomheter og hvordan vi lever.

Dette er veldig spennende tider. Det er opp til hver enkelt virksomhet å være innovativ og initiere endringene man ønsker i sin organisasjon.

Egde Consulting har konsulenter med RPA-erfaring og bistår virksomheter med å komme i gang. Ta kontakt med oss for å høre hvordan vi kan bistå din virksomhet!

 

Stikkord:

#digitalisering #kompetanse #rpa #teknologi

Del

Relaterte artikler

Meld deg på vårt nyhetsbrev!

Terje Løvås vei 1, 4879 Grimstad
Gravane 16, 4610 Kristiansand

378 00 000 
egde@egdeconsulting.no

Terje Løvås vei 1, 4879 Grimstad
Gravane 16, 4610 Kristiansand

378 00 000 
egde@egdeconsulting.no