Google sprint på under 5 timer! Egde tok utfordringen sammen med Enova

«Dette var veldig interessant og inspirerende. Dette burde flere prøve»

– Atle Ruud, IT-leder, Enova

I slutten av november var avdelingen Virksomhetsstyring i Enova på besøk i Kristiansand, og vi i Egde hadde blitt spurt om vi kunne bidra med faglig program etter lunsj denne dagen. Dette sa vi selvsagt ja til. De ønsket gjerne å se på muligheter til hvordan de kunne jobbe mer smidig, ta i bruk/teste ny teknologi for å jobbe smartere og med fokus på kontinuerlig forbedring. De så det at de i større grad ville ha prosjekter med større endringstakt enn tidligere og ønsket å se på nye arbeidsformer.

Kort sagt: Jobbe enklere, bedre og smartere.

Vi bestemte oss for at vi hadde lyst til å lære dem om Google design sprint, som er en teknikk for effektiv problemløsning som omsetter idé til løsning raskt, og gir læring og testing på sluttbruker på bare 5 dager. Men vi skulle selvsagt gjennomføre denne 5-dagers prosessen på bare 4 timer og 20 minutter.

Forberedelser

Nøye utvelgelse av ideer under google designsprint

Sammen med Enova satte vi et mål for sprinten i forkant av workshopen. For oss var det viktig at vi satt et mål som var relevant for avdelingen i Enova slik at dersom gode ideer kom ut av sprinten så ville dette kunne tas med videre inn i deres arbeid knyttet til digitalisering og innovasjon. Vi satte oss et passe «hårete» og langsiktig mål med visjoner for fremtidens Enova og hvordan de kunne helautomatisere en eksisterendende prosess som i dag består av mange manuelle steg og handlinger i ulike ledd i organisasjonen. Avdelingen dekket områder som HR/Administrasjon, økonomi og IT, så det var enkelt å få satt sammen 2 tverrfaglige team av de totalt 15 deltagerne som var med. I tillegg avklarte vi i forkant hvem som skulle være beslutningstaker og eksperter på hvert team, samt hvilke ressurser som kunne stille som «testere» av prototypen vi forhåpentligvis skulle komme frem til iløpet av workshopen.

Noen andre mål for sprinten var:

  • Ha det gøy! Lære om ny metodikk og hvordan jobbe enklere, bedre og smartere.
  • Lære av hverandre og jobbe på tvers av siloer.
  • Gjøre ting på en ny måte – ikke bare sette strøm på dagens manuelle prosesser

Gjennomføringen

Egdes sprintklokke

For å klare å gjennomføre 5 dager på under 5 timer var tidsstyring og fasilitering helt essensielt.  Sprint-klokkene ble flittig brukt og hvert team brukte en del tid i starten på å forstå mål og definere sprintspørsmål, tegne flyt og snakke med en ekspert som deltok i teamet. Vi gikk deretter over til idégenerering. Totalt fikk begge teamene opp 13 idéer for hvordan man kunne optimalisere og/eller helatuomatisere arbeidsprosessen. Og dette bare etter 2 timers arbeid sammen. Deretter gikk vi inn i neste fase, hvor vi stemte frem de beste konseptene og valgte hvilke løsninger vi skulle lage prototype på og teste. Begge teamene fikk under en time på å ta frem en prototype til test. Når man har så liten tid, ble lista lagt veldig lavt, og prototypene ble laget med papir/post-its og hengt opp på veggen. Vi avsluttet sprinten med å gå gjennom prototypen og få innspill fra 2 ressurser fra det andre teamet, og rakk en liten debrief til slutt.

Etter sprinten

Ifølge Enova var det 5 hektiske, men svært spennende og engasjerende timer. Det samme var det for undertegnede (Karianne Ormseth) og Svein Eliussen som var så heldige å få fasilitere hver vår gruppe gjennom hele prosessen.

En liten oppsummering av viktige punkter vi lærte ved å kjøre en så kort sprint:

  • Det gir faktisk verdi, og man får frem mange gode idéer på veldig kort tid. Enova hadde allerede dagen etterpå satt ned tidspunkt for å finne ut hvordan de skulle ta resultatene fra workshopen videre.
  • Det er engasjerende og inspirerende å jobbe sammen i tverrfaglige team, og det skal ikke mye tid til før mange har delt mye og lært av hverandre.
  • Å kjøre en sprint på så kort tid krever planlegging og forberedelser. Alt må planlegges ned på minuttet, og alt av utstyr og fasiliteter må være innen kort rekkevidde.
  • Det er begrenset hva man rekker å prototype og teste på så kort tid. Så lista må legges lavt.
  • Det er kjempegøy og inspirerende! Enova ser allerede på muligheten for å kjøre en fullskala google designsprint over 5 dager.

Har du lyst til å lære om google design sprint eller få hjelp til å fasilitere en workshop i din bedrift? Eller kanskje ta sjansen og kjøre 5-dagers sprint for å finne gode løsninger på problemer/utfordringer du har i dag? Ta kontakt!

Stikkord:

#designsprint #digitalisering #google #innovasjon

Del

Relaterte artikler

Meld deg på vårt nyhetsbrev!

Terje Løvås vei 1, 4879 Grimstad
Gravane 16, 4610 Kristiansand

378 00 000 
Kontakt oss

Firmafakta og kredittvurdering fra Bisnode

Terje Løvås vei 1, 4879 Grimstad
Gravane 16, 4610 Kristiansand

378 00 000 
Kontakt oss
Firmafakta og kredittvurdering fra Bisnode